So gut wie jedes Unternehmen arbeitet heutzutage mit einem oder mehreren Organisationstools. Sei es eine Excel Tabelle, Trello, Jira, Asana oder eine andere Plattform, dessen Hauptfunktion das Managen von Projekten ist. Diese Tools sollen die Arbeitsdokumentation erleichtern und eine strukturierte Übersicht der Aufgaben verschaffen. Eine gelungene Projektplanung bietet ein gutes Fundament zur erfolgreichen Umsetzung an. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, ein Tool zu finden, welches nicht nur zum Unternehmen gut passt, sondern auch die Planung erleichtert. Kennt man allerdings die Kanban-Methode, die schon in den meisten Organisationstools als Funktion eingebettet ist, dann hat man bereits ein gutes Fundament für eine gelungene Projektplanung.
Kanban meint eine agile Projektmanagementmethode, welche ihren Ursprung in der Softwareentwicklung hat. Sie ist allerdings nicht nur im IT-Bereich von großem Vorteil. Auch in anderen Branchen kann die Anwendung der Methode zu deutlichen Verbesserungen der Arbeitsstruktur führen. Schließlich dient sie dazu, Arbeitsprozesse zu visualisieren und flexibel zu gestalten. Die Methode schränkt sich nicht nur auf ein Projekt ein, sondern kann kontinuierlich für unterschiedliche Aufgaben oder Unternehmensbereiche angewandt werden. Zudem ist die Gestaltung der Boards recht individuell und kann auf einzelne Personen zugeschnitten werden, um ihren Arbeitsprozess zu dokumentieren.
Ein Kanban Board besteht aus mehreren Spalten. Jede einzelne Spalte beschreibt den Arbeitsstand einer Aufgabe. Die klassischen Beschriftungen der Spalten sind: „To-do“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Je nach Bedarf können Spalten hinzukommen und entsprechend dem Arbeitsprozess des jeweiligen Teams oder Person angepasst werden.
Vorteile der Methode:
Durch ihre einfache Gestaltung ist diese agile Methode besonders effizient in ihrer Umsetzung und verschafft eine Transparenz für alle beteiligten Arbeitsmitglieder. Kanban fordert eine Priorisierung von Aufgabenstellungen und orientiert sich somit auch stark am Kunden. Um diese Kundenorientierung ideal zu gestalten, ist es wichtig, klare Prozessregelungen aufzustellen. Anhand dieser Regeln ist es möglich, einen reibungslosen Arbeitsfluss zu gestalten, der Engpässe minimieren kann. Priorisierungen und Regelungen sind für den schnelllebigen Agenturalltag allerdings nicht ausreichend. Für die optimale Arbeitsweise müssen Prozesse flexibel und verbesserungsfähig sein. Aus diesem Grund ist es essenziell, Retrospektiven wahrzunehmen und die Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten. Bereits durch die Visualisierung und Dokumentation der Arbeit auf dem Kanban Board können einzelne Team Mitglieder:innen über den Prozess der Arbeit informiert bleiben. Dies erspart Zeit und kann die Aufgabenverteilung erleichtern.
In der Praxis ist ein Kanban Board sehr einfach herzustellen. Sei es digital oder auf Papier, die Erstellung solcher Boards ist ganz schnell gemacht. Die digitale Variante bietet weitaus bessere Gestaltungs- und Dokumentationsmöglichkeiten an. Das kann wiederum je nach Organisationssoftware oder Plattform variieren.